档案管理制度
来源:本站  时间:2016-11-21 14:59

   为加强委机关档案管理利用工作,为全市发展改革事业提供优质服务,根据《中华人民共和国档案法》及有关规定,结合委机关实际,制定本制度,并适时补充完善。

    一、本管理制度所称档案是指委机关履行发展改革与管理职能形成的具有保存价值的文件、材料、录音、录像、光盘、照片、底片、磁带、磁盘、图表、实物等载体形式。

    二、委机关档案实行集中统一管理,保管期限分为永久、定期两种。委办公室具体负责委机关文书档案的整理归档;委机关其他处室在办公室指导下,具体负责本职工作业务档案的整理归档。

    三、委机关各处室对属于归档范围内的档案资料,要严格按归档时限、归档要求完成归档档案的整理工作,经处室负责人签字核准后,向委档案室移交;委档案室对各处室不完整的归档档案予以退回重整,并定期通报档案归档情况,确保委机关档案资料的完整性。

    四、档案管理人员要认真做好档案的登记、统计、整理、立卷、分类和排列工作,达到帐、卷、卡一致和登记清楚、立卷规范、分类明确、排列整齐的标准要求,并按规定向市档案馆移交进馆档案。

    五、认真做好档案库房的防水、防盗、防火、防鼠、防光、防电、防潮、防虫、防尘、防高温等工作;严禁在档案室会客、闲谈、吸烟以及存放易燃、易爆等危险品;按时查看档案库房,发现问题及时处理,保证档案资料绝对安全。

    六、委机关需销毁的档案资料,必须认真执行档案鉴定销毁有关规定,并逐一登记造册,经委档案鉴定工作领导小组审核签字后,由委档案室统一销毁,机关各处室不得自行销毁档案资料。

    七、用于档案管理的微机不得上互联网,做到专机专用、专盘专用;不得将用于档案管理的微机、磁盘交由非档案管理人员使用和进行其他业务处理。

    八、委档案室保存的档案主要供本系统和上级主管机关使用,不属于开放范围,无关人员不准随意翻阅档案资料。

    九、借阅档案要严格登记、签字和归还手续,严格执行保密规定;凡借阅的案卷务必保持完好整洁,不得随意折叠和在档案上涂抹、画杠、修改、撕页等;委档案室每月清理一次档案,及时催还借阅档案。

    十、委机关工作人员查阅一般业务性档案,可直接到委档案室联系查阅;查阅与本处室业务相关的委级密件,须由本处室负责人批准,并报委档案室备案后方可查阅;查阅市级以上密件,须先办理查阅登记手续,经委办公室负责人或主管领导批准后方可查阅。

    十一、委机关档案室一般不对外单位提供利用档案,确需利用档案者,必须持本单位介绍信,并注明利用者的身份、查档内容、利用目的等要素,经主管领导批准后方可查阅。

    十二、查阅档案一般应在档案室内进行,不准私自将档案带出档案室;确因工作需要,须经委办公室负责人或主管领导批准,并办理借阅登记手续后方可借出使用,但时限不得超过五天;外单位一律不能借出原件。

    十三、确因工作需要摘抄复印具有保密等级的档案资料,经主管领导批准后方可摘抄复印,并视同原件一样严格管理,履行登记、清退、销毁等手续。

    十四、凡借出或查阅的档案资料须有专人负责,妥善管理,杜绝失泄密事件发生。

十五、其它未尽事宜,按《中华人民共和国档案法》等有关档案管理法律法规执行。


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